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PROCEDIMIENTO
Aprobación y Otorgamiento de Licencias o Reconocimiento de Carácter Oficial a los Establecimientos Educativos
Versión 1
Código GEM-IVC-PR-001
Proceso Gestión de la Inspección y Vigilancia de los Establecimientos Educativos Estado
1. OBJETIVO
Tramitar las solicitudes de licencias de funcionamiento para establecimientos educativos de naturaleza no oficial o reconocimiento de carácter oficial a establecimientos educativos de carácter estatal de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano del Municipio de Manizales 
2. ALCANCE
El subproceso inicia con la recepción de solicitudes de licencias de funcionamiento o reconocimiento de carácter oficial a establecimientos educativos de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano. Comprende la visita de verificación de requerimientos y termina con la notificación del acto administrativo al Establecimiento Educativo en cuanto a la decisión tomada, sea otorgamiento o negación 
3. RESPONSABLE
Profesional Especializado
4. CONDICIONES GENERALES
. Toda correspondencia, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, tutelas y trámites verbales y escritos que ingresen a la Secretaría de Educación, se reciben y radican en el área de Servicio de atención al ciudadano del sector educativo, por medio del subproceso "E01. Gestionar solicitudes y correspondencia". Las respuestas a las solicitudes y la correspondencia externa que generan las áreas de la Secretaría de Educación, se tramitan a través de la oficina de correspondencia del Ente territorial.
. La Secretaría de Educación debe emitir la repuesta a las solicitudes de acuerdo a los términos estipulados en la Ley.
. Los criterios para el otorgamiento de licencias y reconocimientos oficiales a los establecimientos educativos serán los estrictamente estipulados en la normatividad vigente aplicable al proceso.
. Los documentos de los Establecimientos Educativos entregados como soporte de la solicitud de licencia, serán identificados y archivados en carpeta por cada Establecimiento para facilitar su identificación.
. El subproceso "D02.02. Asesorar la elaboración y ajustes del Proyecto Educativo Institucional PEI", apoya a los interesados en legalización de EE de educación formal en la construcción del PEI.
. Durante la visita de verificación de requisitos para Establecimientos de educación formal y de formación para el trabajo y el desarrollo humano que solicitaron licencia de funcionamiento, se verificará en campo además de la concordancia con la realidad de los documentos entregados, la información requerida en los formatos:
- Verificación de requisitos e informe técnico de legalización de establecimientos de educación formal
- Verificación de requisitos de legalización e informe técnico- Instituciones de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano
. Ningún Establecimiento Educativo de educación formal o de formación para el trabajo y el desarrollo humano podrá iniciar actividades con alumnos antes de obtener la licencia de funcionamiento o reconocimiento de carácter oficial. Para el caso de los de formación para el trabajo también se debe obtener el registro de por lo menos un programa.
. La ley no contempla autorizaciones provisionales de funcionamiento para los Establecimientos Educativos de formación para el trabajo y el desarrollo humano y sus programas.
. Los Establecimientos Educativos de formación para el trabajo y el desarrollo humano no podrán ofrecer programas en la metodología virtual o a distancia hasta tanto el Ministerio de Educación Nacional establezca los requisitos.
. La necesidad de abrir un Establecimiento Educativo oficial es generada como consecuencia del análisis de la proyección de cupos contemplada en el proceso "C01. Acceso" y la evaluación de estrategias de ampliación de cobertura resultantes del subproceso "C02.01 Identificar e implementar estrategias de acceso y permanencia" la cual es enviada al subproceso "Coordinar la formulación de proyectos para el sector educativo" donde se materializa la solución a ésta necesidad.
. La Licencia de Funcionamiento será negada en los casos en que se detecte una o varias de las causales indicadas en el artículo 2.3.2.1.6 del Decreto 1075 de 2015 (Para Educación formal).
 
5. DEFINICIONES
5.1. Licencia de funcionamiento: Acto administrativo motivado de reconocimiento oficial por medio del cual la Secretaría de Educación de una entidad territorial certificada, autoriza la apertura y operación de un establecimiento educativo privado dentro de su jurisdicción. Fuente: Decreto 1075 de 2015. Art. 2.6.3.2 y Art. 2.3.2.1.2  
5.2. Reconocimiento de carácter oficial: Acto administrativo motivado mediante el cual se reconoce el carácter oficial de una institución educativa previo cumplimiento de los requisitos establecidos y la autoriza para operar prestando el servicio de educación formal en los términos contenidos en dicho acto. Fuente: Decreto 1075 de 2015. Art. 2.6.3.3  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

- Constitución Política de Colombia
- Ley 115 de 1994
- Decreto Ley 2150 de 1995
- Ley 715 de 2001
- Ley 1064 de 2006
- Ley 1098 de 2006
- Acuerdo Municipal 0726 de 2009
- Decreto 4904 de 2009 Cap. VI
- Resolución 003245 de 2009 Ministerio de transporte
- Decreto 2376 de 2010
- Acuerdo 0153 de 2012
- Ley 1651 del 2013
- Decreto 1075 de 2015
- Decreto 1079 de 2015
- Decreto 1072 de 2015
- Decreto 780 de 2016
- Resolución 1178 de 2017 Ministerio del Trabajo
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Crear Establecimiento Educativo oficial  - Cesar Augusto Arias Pineda
- Luz Dary Calvo Mejía
- Luisa Fernanda Urrea Buitrago 

Análisis de la proyección de cupos

Informe de viabilidad

Acto administrativo 
La necesidad de abrir un Establecimiento Educativo oficial es generada como consecuencia del análisis de la proyección de cupos contemplada en el proceso "Acceso" y la evaluación de estrategias de ampliación de cobertura resultantes del subproceso "Identificar e implementar estrategias de acceso y permanencia". Dicho análisis es enviado al área de Planeación al subproceso "Coordinar la formulación de proyectos para el sector educativo" donde se viabiliza la solución a ésta necesidad.
El Área de Inspección y Vigilancia emite el acto administrativo de reconocimiento de carácter oficial y notifica al rector.  
Solicitar información para la apertura de un Establecimiento Educativo no oficial  - Interesado 
 
El interesado puede acceder a la página web de la Alcaldía de Manizales y buscar en el link correspondiente la información y documentación requerida para el trámite de apertura de un nuevo establecimiento de naturaleza privada, de educación formal o para el trabajo y el desarrollo humano. 
Entregar solicitud con documentos soportes  - Interesado 
Solicitud con documentos soportes

Registro en la plataforma GED 
El interesado radica la solicitud con los soportes, de acuerdo a la normativa vigente según el tipo de educación.
Los documentos son direccionados al área de Inspección y Vigilancia para su trámite. 
Revisar las solicitudes y documentación de los Establecimientos Educativos  - Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia
- Técnico Operativo Área Inspección y Vigilancia
- Profesionales Unidad de Calidad 

Informe técnico

Concepto PEI 
Para el caso de educación formal, el área de Inspección y Vigilancia envía el Proyecto Educativo Institucional -PEI a la Unidad de Calidad al subproceso "D02.02 Asesorar la elaboración y ajustes del proyecto educativo institucional PEI", para que emita un concepto sobre el mismo. A la vez los funcionarios de la Unidad de Calidad educativa prestan un apoyo al interesado en la elaboración del PEI en caso que se requiera ajuste del mismo.
En el caso de los Establecimientos de Educación para el trabajo y el desarrollo humano, el proceso de Licencia de Funcionamiento y Registro de Programas se realiza en su totalidad en el Área de Inspección y Vigilancia.
Luego de revisar la documentación remitida por el interesado, se elabora un informe técnico.
 
Enviar informe técnico.  - Técnico Operativo Área Inspección y Vigilancia
- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia 

Correo electrónico

Correo certificado 
Se envía el informe técnico al interesado indicando que cumple y que se programará visita.

De no cumplir, se envía el informe técnico con las observaciones para que realice los ajustes. 
Notificar visita  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
Correo electrónico

Correo certificado 
Se envía oficio al interesado informando de la visita 
Realizar visita para verificar el cumplimiento de requisitos  - Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia
- Técnico Operativo Área Inspección y Vigilancia 
- verificación de requisitos e informe técnico de legalización de establecimientos de educación formal
- verificación de requisitos de legalización e informe técnico instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano
Registro fotográfico 
Se verifica en campo, la concordancia de los documentos entregados con la realidad de lo que se observa, basado en el instrumento de verificación que incluye el informe con el concepto técnico para el otorgamiento o negación de la licencia de funcionamiento.
En caso que por el concepto de los informes la licencia no se apruebe, se establece un plazo para el cumplimiento de las observaciones realizadas como resultado de la visita practicada. 
Revisar el informe de la visita.  - Luisa Fernanda Urrea Buitrago
- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia 
- verificación de requisitos de legalización e informe técnico instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano
- verificación de requisitos e informe técnico de legalización de establecimientos de educación formal
Oficio aclaratorio 
El Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia, revisa los informes de las visitas, verifica que estén completos y sean consistentes. En caso de aprobarse, le da visto bueno y remite el expediente del establecimiento al Profesional Universitario del área de Inspección y Vigilancia para que éste solicite a la Unidad de Cobertura, el código DANE (educación formal).
En caso de requerirse alguna aclaratoria, se remitirá oficio al interesado. 
Solicitar Código DANE  - Unidad de Cobertura y Sistemas de Información 
Código DANE 
La Unidad de Cobertura solicita al MEN, la asignación del Código DANE para el Establecimiento Educativo. Esto en el caso de Educación Formal. 
Proyectar el acto administrativo correspondiente, para licencia de funcionamiento o reconocimiento de carácter oficial  - Área jurídica Educación
- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia 

Acto administrativo 
Con el Código DANE, el profesional del Área de Inspección y Vigilancia proyecta el acto administrativo donde se concede la licencia de funcionamiento del establecimiento educativo de naturaleza privada.
En el caso de Establecimientos Educativos oficiales, se concede el reconocimiento de carácter oficial.
El proyecto de acto administrativo es enviado al área jurídica al procedimiento "Revisar actos administrativos". Una vez el acto administrativo es firmado y numerado, es devuelto al Área de inspección y vigilancia para trámites de pago y notificación.
 
Comunicar al interesado de la emisión del acto administrativo   - Luisa Fernanda Urrea Buitrago
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 

Oficio de comunicación

Correo electrónico

Documento de cobro 
La auxiliar proyecta oficio comunicando al interesado, la emisión del acto administrativo de expedición de la licencia de funcionamiento. Dicho oficio se pasa para revisión y firma de la Profesional Especializada del área de Inspección y Vigilancia.
La auxiliar envía el oficio por correo electrónico al interesado, anexando el documento de cobro correspondiente. 
Pagar tarifa por concepto de expedición de licencia de funcionamiento a IE No oficiales de educación Formal y de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano  - Interesado 
Documento de cobro cancelado en entidad bancaria 
El interesado se acerca a una entidad bancaria para realizar el pago.
El recibo ya cancelado, debe ser entregado en el Área de Inspección y Vigilancia para proceder con la notificación del acto administrativo. 
Notificar acto administrativo  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
Oficio
Correo electrónico 
Realiza el proceso de notificación del acto administrativo. Posterior a ello, lo digitaliza y entrega una copia al interesado. Obtiene otra copia para archivarla en el expediente del establecimiento educativo que reposa en el área de Inspección y Vigilancia.
El acto administrativo original, se entrega en el área jurídica para su archivo y custodia.
Si la Institución es de educación formal, el proceso termina.
Si se trata de un establecimiento de educación para el trabajo y el desarrollo humano, se procede con el registro de programa de acuerdo a la normatividad vigente y lo documentado en el paso 15.

Se continúa con la ejecución del procedimiento Organización de las actividades de control para los Establecimientos Educativos, ya que se debe ejercer control sobre los establecimientos educativos que fueron autorizados
 
Registrar la información del establecimiento de educación para el trabajo y el desarrollo humano, en el SIET  - Técnico Operativo Área Inspección y Vigilancia 
Registro SIET 
Ingresa al Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano SIET, y registra la información correspondiente al Establecimiento Educativo y continúa con la ejecución del subproceso F02.01. Organización de las actividades de control para los Establecimientos Educativos, ya que se debe ejercer control sobre los que fueron autorizados 
Registrar programa de educación para el trabajo y desarrollo humano  - Luisa Fernanda Urrea Buitrago
- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia
- Técnico Operativo Área Inspección y Vigilancia
- Área jurídica Educación 

Proyecto educativo del programa

Informe técnico

Oficio de comunicación

Correo electrónico

Documento de cobro

Documento de cobro cancelado en entidad bancaria

Acto administrativo

Registro SIET 
El interesado radica el Proyecto Educativo correspondiente al programa de acuerdo a la normatividad vigente.
Los funcionarios encargados del proceso de Educación para el Trabajo y desarrollo humano del Área de Inspección y vigilancia, revisan dicho documento y emiten un informe técnico con las observaciones. Este informe es remitido al interesado por correo electrónico o correo certificado para que se realicen los ajustes de ser requeridos.

Si el programa cumple con la totalidad de los requisitos, se remite el expediente al profesional universitario de legalización del área de inspección y vigilancia para que proyecte el acto administrativo de registro del programa.
El proyecto de acto administrativo es enviado al área jurídica al subproceso "Revisar actos administrativos". Una vez el acto administrativo es firmado y numerado, es devuelto al Área de inspección y vigilancia para trámites de pago y notificación.
Se procede con los pasos 11, 12, 13 y 14 antes descritos. 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 14/Feb/2022
 
Nombre: Luisa Fernanda Urrea Buitrago
Cargo: Profesional Especializado
Fecha: 14/Feb/2022

 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 14/Feb/2022